１日２時間残業時間を減らしたコツを書き溜めとく
殆どの時間を仕事に費やしている毎日
社会人になると1日の殆どを仕事に縛られることになります。
就業時間で少なくても8時間、通勤に片道約1時間として1日に10時間近い時間を労働に費やしている訳です。
自分のここ最近の生活は6時に起床、7時に出勤して、19時に退勤。帰ってくるのは21時です。
拘束時間は約15時間にもなり、残りの時間は睡眠時間含めて9時間しかありません。
睡眠時間で6時間、食事や風呂で1時間は欲しいですから、残った時間は2時間ですね。少なくて悲しい…（泣）
とはいえ、入社２～３年目の時は毎日21時過ぎまで業務をすることが当たり前でしたので、2時間近くの削減が出来ていることになります。
自分は、中小企業の経理職なので色々当てはまらないこともあると思いますが、やってきたことを、まとめておきます。基本的なものが多いと思います。
1.常に予定より１日前の仕事をする
2.とにかくマニュアル化する
3.目的が明確ではない資料の作成はしない
4.仕事を頼まれた時、納期と質は必ず確認する
5.「たられば」や「べき論」の話はしない
6.常にタスクを把握して重要なことから片付ける
7.専門外の仕事は基本的に受けない
8.常に整理整頓する
1.予定より１日前の仕事をする
これはつまり、バッファを常に設けるということです。ぎりぎりでスケジュールを組んでしまうと、遅れてしまった時に他の仕事のスケジュールにも影響してきます。結局、そのタスクは残業して間に合わせる必要が出てきてしまいます。納期と納期が重なってしまった時は、目も当てられません。早め早めの行動を心がけています。
2.とにかくマニュアル化する
今の業務の半分くらいはルーティンワークになります。誰しもが一度は体験すると思うのですが、会社にはマニュアルというものがびっくりするくらいありません。引継書も…見たことが無いですね（笑）一旦、マニュアル化してしまえば、その業務をしている時は手順などをいちいち考える必要もありませんから、リラックスして取り組むことができますし、業務フローが可視化されているので、簡素化できそうなところやミスをしそうな注意点も発見しやすくなります。とにかく誰にでもできるレベルまで、作業化として落し込んでおくと気が楽です。スピードアップにもつながります。
3.目的が明確ではない資料の作成はしない
経理職だと資料を作ることが多いです。資料は、単純に経営数値などの状態を報告をするものと、現場を改善させるために役立てる資料の２つがあると思います。その中で、前からあって何となく作成しているけれども、何に使われているかわからないものはカットしても大丈夫なことが多いです。上司もそのまた上司から何となく引継いでいるというケースもあるので、常にこれは必要なのか？という目線で見ると意外とあります。
4.仕事を頼まれた時、納期と質は必ず確認する
「これ、できるー？？」といった感じで気軽に仕事を頼んでくる人と言うのはどこの職場にもいますよね。そういった時に起こりがちなのが、「えっ！今日の夜までに欲しかったんだけど…」みたいなトラブルです。他には、しっかり作り込んだ資料を渡しても、会議で「参考に見ておいてくださいね～」と言った軽い扱いを受けて、ろくすっぽ見られなかったり。。どんな些細な仕事でも、いつまでにどんな状態にしておけばいいかを聞いておくとこれが結構、無くなります。
ただ、「細かい奴だな…」とは思われる可能性があります（笑）
5.「たられば」や「べき論」の話はしない
よく職場の会話であるのが「こうだったらいいんだけどね～」とか「そうそう、これさえ上手く行ってれば」という「たられば」。失敗に対して「こうすべきだった」とかいう人がいますよね。でも大体こういう人は評論家で実際に物事で動かして解決に導く人はいません。こういった雑談は自分を安全圏において批評をするだけなのでとても楽しいのですが、成果は出ません。こういった雑談に加わらずに、黙々と仕事に取り組んだ方が捗ります。
6.常にタスクを把握して重要なことから片付ける
自分は、一日やることをメモに箇条書きにして、できたものから消していくというスタイルを取っています。やることが消えていくことが気持ちがいいし、何をすべきかわかりやすいからです。そして優先順が高い順に横に数字で「１、２、３」と書いていきます。突発的な仕事が入ってきたら、「1.5、1.75」と間に書いて優先順位を上げます。タスクを書いておくと「次に何するんだっけ？」と考えなくていいので、作業に集中できます。それしか考えなくてもいいという状況を意図的に作り出すことが集中力を高めるのに大切だと思います。
7.専門外の仕事は基本的に受けない
中小企業で仕事をしていると「これはだれがやるんだろう？」という仕事がままあります。そんな時、自分が気づいたのだからやろうかな？と気を利かせると結局中途半端な結果に終わることが多いです。そして、その業務に連なっている業務が数珠つなぎにやってくるため、大抵パンクします（経験談です）。その仕事が本当に重要だと思ったら、気を利かせて自分でやることはせずに上司に相談してしかるべき部署や人に割り振った方が組織的にもよいです。
8.常に整理整頓する
大塚商会のコラムによれば、サラリーマンが１年間で探し物をする時間は約「150時間」だそうです。日数にすると約19日分に相当します。ちょっと多いのでは…？と思いますが、一日10分間探し物をしたとしても平均的な就業日140日×10分間＝約23.3時間なので、1年間で3日間くらいは何かを探していることになります。この時間は何も生み出していない時間になります。なので、常に整理整頓を心がけて、資料やファイルを探す時間を減らした方がいいです。どうせならその3日間を有給にしましょう。
残業は極力しない
目標は更に1時間短縮させて、毎日18時には退勤することです。
子どもの面倒をみたり、趣味のギターを弾いたり、資格取得の勉強をしたり、ブログを書いたり、やりたいことは山ほどあります。仕事は大切だし、自己実現の手段になることはわかりますがそれが全てでありません。時間は有限です。
自分の目から見て、日本の組織は欲張りだと思います。売上も大事、コンプライアンスも大事、結果も大事だし、プロセスも大事。そのどれもが大事過ぎて、それぞれに膨大な時間を使います。大切にされていないのは時間くらいだけでないでしょうか。
「職人気質」という言葉があります。自分はこの言葉にいい面も悪い面も感じています。何かのスペシャリストとして非常に高い水準で顧客を満足させること。これは大変いいことだと思います。ですが、裏を返せば、時間・費用を度外視する危険性も孕んでいるということです。これが生産性の低下に繋がっているのでは…？と感じることが多いです。
前述の、「全部大事」というのは、結局は何も大切にしていないことと同じだと自分は考えています。
